praca stacjonarna – Warszawa
pełny etat
6 500 – 7 000 zł
brutto / mies. | umowa o pracę
Twój zakres obowiązków:
- przyjmowanie korespondencji przychodzącej w formie papierowej i elektronicznej, w tym przesyłek pocztowych, kurierskich oraz doręczeń elektronicznych.
- rejestrowanie korespondencji w systemie kancelaryjnym / EZD zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt (JRWA).
- weryfikowanie kompletności i poprawności formalnej wpływających pism.
- segregowanie, dekretowanie i przekazywanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych lub pracowników.
- obsługa korespondencji wychodzącej, w tym przygotowywanie pism do wysyłki, prowadzenie rejestrów wysyłek, nadawanie korespondencji pocztowej i elektronicznej.
- obsługa systemów i platform komunikacji elektronicznej (m.in. EZD, ePUAP, e-Doręczenia, poczta elektroniczna).
- monitorowanie terminów załatwiania spraw oraz potwierdzeń doręczeń.
- prowadzenie i porządkowanie dokumentacji kancelaryjnej oraz przygotowywanie akt do przekazania do archiwum zakładowego.
- przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz zasad poufności.
- zastępowanie asystentki Dyrektora
- wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora / Zastępców Dyrektora lub bezpośredniego przełożonego, związanych z prawidłowym funkcjonowaniem kancelarii i sekretariatu
Nasze wymagania:
- minimum średnie wykształcenie, preferowane wyższe (administracja, zarządzanie, kulturoznawstwo, nauki społeczne lub pokrewne)
- znajomość przepisów dotyczących obiegu dokumentów i korespondencji w jednostkach publicznych
- znajomość zasad kancelaryjnych i archiwizacji dokumentów
- znajomość przepisów o ochronie danych osobowych i informacji poufnych
- umiejętność obsługi systemów EZD, ePUAP, e-Doręczenia
- umiejętność przygotowywania pism, notatek, protokołów i zestawień
- dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją czasu
- biegła obsługa komputera i pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook)
- obsługa standardowych urządzeń biurowych (drukarka, skaner, kserokopiarka)
- umiejętność korzystania z elektronicznych systemów komunikacji i zarządzania dokumentami
- odpowiedzialność i rzetelność
- samodzielność w działaniu, inicjatywa i dokładność
- komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
- dyskrecja i zachowanie poufności informacji
- elastyczność i gotowość do pracy w dynamicznym środowisku instytucji kultury
Mile widziane:
- doświadczenie w pracy w administracji publicznej lub instytucjach kultury.
- doświadczenie w obsłudze sekretariatu lub kancelarii
To oferujemy:
- zatrudnienie na pełny etat w państwowej instytucji kultury
- pracę w niedużym, zaangażowanym zespole
- dogodną lokalizację biura – przy stacji metra Centrum Nauki Kopernik
- możliwość pracy przy ciekawych projektach z obszaru kultury
Benefity:
- prywatna opieka medyczna
- dofinansowanie szkoleń i kursów
- elastyczny czas pracy
- spotkania integracyjne
- brak dress code’u
- kawa / herbata
- dofinansowanie wypoczynku
- paczki świąteczne
Prosimy o aplikowanie, przesyłając CV wraz z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych za pośrednictwem formularza dostępnego pod linkiem: