Instytut Muzyki i Tańca poszukuje osoby na stanowisko kierownik/kierowniczka archiwum zakładowego i kancelarii.
Miejsce pracy: Warszawa.
Podstawowe obowiązki:
- prowadzenie archiwum zakładowego, w tym m.in.:
– przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,
– opracowywanie dokumentacji przejętej z komórek organizacyjnych,
– sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych,
– dbanie o właściwe przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji,
– porządkowanie i udostępnianie pracownikom przechowywanej dokumentacji,
– przeprowadzanie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
– prowadzenie dokumentacji dotyczącej działalności bieżącej archiwum zakładowego, - koordynacja czynności kancelaryjnych, w tym m.in.:
– kierowanie pracą kancelarii IMiT, zarządzanie pracownikami kancelarii,
– bieżący nadzór nad przestrzeganiem i prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych,
– doradzanie pracownikom w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją; - szkolenie pracowników i współpracowników w zakresie znajomości przepisów kancelaryjno-archiwalnych;
- bieżąca aktualizacja wewnętrznych przepisów dot. archiwizacji i czynności kancelaryjnych oraz przeprowadzanie procedur akceptacji tych przepisów przez Archiwum Państwowe;
- konsultacje w sprawie zgodności systemu elektronicznego obiegu dokumentów z instrukcją kancelaryjno-archiwalną obowiązującą w Instytucji.
Dodatkowo: nadzór nad wdrożeniem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami w IMiT.
Oczekiwania:
- wykształcenie wyższe o kierunku archiwistyka lub historia ze specjalnością archiwistyka lub studium o kierunku archiwistyka lub ukończony kurs archiwalny 2 stopnia;
- minimum roczne doświadczenie w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego w instytucji publicznej lub pracy w archiwum;
- bardzo dobra znajomość obowiązujących przepisów prawa dot. instrukcji kancelaryjnej, narodowego zasobu archiwalnego i archiwów, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
- dobra znajomość obsługi pakietu MS Office, w szczególności programu Excel;
- umiejętność planowania i organizowania pracy;
- samodzielność, dokładność i skrupulatność;
- umiejętność dobrej komunikacji i współpracy z innymi pracownikami;
- wysoka kultura osobista.
Mile widziane:
- doświadczenie zawodowe w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego i kancelarii w instytucji kultury;
- doświadczenie w zakresie wdrażania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w organizacji,
- umiejętność prowadzenia szkoleń wewnętrznych.
Oferujemy:
- umowę o pracę w wymiarze całego etatu z pełnym pakietem ubezpieczeń socjalnych;
- pracę w narodowej instytucji kultury;
- możliwość rozwoju zawodowego.
Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami.
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV do 23 grudnia 2020 r. na adres: hr@imit.org.pl.
Prosimy o zawarcie w CV klauzuli:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Muzyki i Tańca w Warszawie zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) oraz Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z roku 2018 r., poz. 1000 z późn. zm.)”.
Jeśli jest Pani/Pan zainteresowany rozpatrywaniem Pani/Pana kandydatury w późniejszych rekrutacjach prosimy o dopisanie: „Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę moich danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji”.
Informujemy, że Administratorem danych jest Instytut Muzyki i Tańca siedzibą w Warszawie przy ul. Fredry 8. Wszelkie informacje na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć w naszej Polityce Prywatności pod adresem: https://imit.org.pl/ochrona-danych-osobowych.