Wersja do druku

Udostępnij

Finanse i płatności


1. Gdzie znajdziemy informację, że musimy płacić z subkonta?
W przypadku grantów w Umowie o objęcie wsparcie, pkt. 6.3 oraz 6.6. Ułatwi to rozliczenie i sprawdzenie poprawności poniesiony wydatków. 

2. Czy jest dowolność księgowania pozycji kosztów, np. kilka faktur płaconych ze środków KPO, inne z własnych? Czy każdą fakturę trzeba dzielić 80%:20%?
Wydatek uznaje się za zrealizowany, jeśli zostaje w całości poniesiony. OOW sam podejmuje decyzje, w jaki sposób realizuje płatności za faktury. Rekomenduje się jednak, dla zachowania właściwej ścieżki audytu podzielenia płatności w układzie 80%- wsparcie, 20%- wkład własny.  Sposób księgowania został opisany w Załączniku nr 5a do Regulaminu naboru, to jest Umowie o objęcie wsparciem (granty), pkt.8 

3. Czy podczas płatności trzeba dzielić fakturę na koszty kwalifikowane (KK) i niekwalifikowane (KNK)?
Nie. 

4. Czy jeżeli wykorzystaliśmy wkład własny, a nadal nie mamy środków z KPO, możemy wydawać środki własne, a później je refundować?
Tak 

5. Czy wynagrodzenia osobowe i bezosobowe można pokrywać fakturą?
Proszę stosować przepisy prawa i przyjętą w Państwa Instytucji praktykę.  

6. Czy można zapłacić za usługę gotówką, a później zwrócić pieniądze z subkonta projektowego na konto główne wnioskodawcy?
Taki sposób zapłaty utrudnia właściwą ścieżkę audytu, to jest, nie pozwala stwierdzić, czy wydatek został faktycznie poniesiony.

Wydatek można uznać za kwalifikowalny pod warunkiem, że: 

  1. został poniesiony w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;  
  2. został faktycznie poniesiony;  
  3. jest bezpośrednio związany z realizacją Przedsięwzięcia i niezbędny dla jego prawidłowej realizacji;  
  4. został poniesiony, udokumentowany, zaewidencjonowany oraz rozliczony zgodnie z postanowieniami Umowy oraz przepisami powszechnie obowiązującego prawa. 

7. Czy opłata za warsztaty, szkolenie w przypadku stypendium, może być poniesiona gotówką?
Stypendysta nie przedstawia do potwierdzenia realizacji przedsięwzięcia dokumentacji księgowej, w tym dowodów zapłaty. Dlatego też nie określono sposobu poniesienia wydatków. Zwracamy jednak na zapisy Załącznika nr 5b do Regulaminu, to jest Umowy o objęcie wsparciem (stypendia), pkt. 6, w szczególności pkt.6.1.  

8. Czy każdy wydatek należy opisać, że 20% to wkład własny, a 80% KPO?
Nie trzeba. Stypendysta nie przedstawia do potwierdzenia realizacji przedsięwzięcia dokumentacji księgowej, w tym dowodów zapłaty. Dlatego też nie określono sposobu poniesienia wydatków. Zwracamy jednak na zapisy Załącznika nr 5b do Regulaminu, to jest Umowy o objęcie wsparciem (stypendia), pkt. 6, w szczególności pkt.6.1.

9. Czy wydatek poniesiony gotówką może być traktowany jako niekwalifikowany?
Na ocenę kwalifikowalności wydatków składa się kilka czynników, zostały one opisane w Załączniku nr 6 do Umowy grantowej. Na OOW ciąży obowiązek potwierdzenia, że wydatek został faktycznie poniesiony. W związku, z powyższym należy zgromadzić odpowiednie dokumenty potwierdzające powyższy fakt. Rekomendujemy ponoszenie wydatków z dedykowanego konta bankowego, w celu uproszczenia procesu weryfikacji realizacji przedsięwzięcia.  

10 Czy wkład własny trzeba przelać na subkonto?
OOW sam decyduje, w jaki sposób potwierdzi fakt, poniesienia całości wydatku w tym wkładu własnego. Wydatek uznany jest za faktycznie poniesiony, jeśli zrealizowano płatność za całość dokumentu, na podstawie, przedstawionych wyciągów bankowych bądź innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej.  

11. Czy faktury należy opisywać jakąś konkretną formułą?
Nie ma takich wymagań.  

12. Czy faktura wystawiona za zakup w sklepie stacjonarnym będzie uznana, jeśli zakup został dokonany gotówką?
Nie ma takich wymagań. 

13. Dlaczego płatności gotówkowe są uznawane za niekwalifikowane, skoro istnieją inne metody weryfikacji wydatków?
Nie ma takich wymagań. 

14. Czy płatność za faktury z wkładu własnego może być realizowana z konta podstawowego, czy musi być z subkonta?
Nie ma takich wymagań. 

15. Jak postępować przy omyłkowym wpisaniu błędnej stawki VAT w kosztorysie?
W sprawozdaniu należy podać właściwe stawki powykonawczo, uwzględniając fakt, że kwalifikowane są wydatki do kwoty netto. 16.

16. Czy można wydawać środki własne przed otrzymaniem dotacji, a potem je refundować?
Tak. 

17. Czy można przesunąć środki w kosztorysie o więcej niż 20%, jeśli poczyniono oszczędności?
Przesunięcia środków finansowych między pozycjami kosztowymi w zakresie nieprzekraczającym 20% danej pozycji kosztowej nie są uznawane przez NIMiT za istotną zmianę przedsięwzięcia i nie wymagają zawarcia aneksu do umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem.   Oznacza to, że OOW może przesuwać środki pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztowymi (zarówno w ramach tej samej Kategorii kosztów, jak i pomiędzy różnymi kategoriami), pod warunkiem, że nie spowoduje to podwyższenia lub obniżenia danej pozycji kosztowej o więcej niż 20% jej pierwotnej wysokości. Na etapie złożenia sprawozdania końcowego, OOW powinien przedstawić przyczyny wprowadzanych zmian w kosztorysie.   W pozostałych przypadkach zmiana musi być analizowany indywidualnie, pod kątem istotności nanoszonych zmian, w stosunku do przedstawionego na etapie aplikowania budżetu.   

18. Czy każdy koszt powinien być opłacony 80-20%, czy możemy wybrać, które są ze wsparcia, a które z wkładu?
Przesunięcia środków finansowych między pozycjami kosztowymi w zakresie nieprzekraczającym 20% danej pozycji kosztowej nie są uznawane przez NIMiT za istotną zmianę przedsięwzięcia i nie wymagają zawarcia aneksu do umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem.   Oznacza to, że OOW może przesuwać środki pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztowymi (zarówno w ramach tej samej Kategorii kosztów, jak i pomiędzy różnymi kategoriami), pod warunkiem, że nie spowoduje to podwyższenia lub obniżenia danej pozycji kosztowej o więcej niż 20% jej pierwotnej wysokości. Na etapie złożenia sprawozdania końcowego, OOW powinien przedstawić przyczyny wprowadzanych zmian w kosztorysie.   W pozostałych przypadkach zmiana musi być analizowany indywidualnie, pod kątem istotności nanoszonych zmian, w stosunku do przedstawionego na etapie aplikowania budżetu.   

19. Czy niewykonanie pozycji kosztorysowej poniżej 80% jest problematyczne?
Nie jest to problem, niewykorzystane środki po prostu podlegają zwrotowi w terminie umownym.


Zatrudnienie i wynagrodzenia

1. Czy wynagrodzenia dla pracowników, którzy będą pracować przy projekcie, mogą być w formie nagrody uznaniowej?
Wszystkie wydatki w ramach realizacji projektu muszą być zgodne Regulaminem pierwszego naboru, pkt. 10.4. W katalogu tym, nie ma mowy o nagrodach uznaniowych. 

2. Czy oddelegowanie do umowy o pracę ma dotyczyć innego zakresu obowiązków niż w umowie o pracę, czy może się pokrywać z zakresem obowiązków?
Oddelegowanie ma dotyczyć bezpośrednio prac związanych z realizacją przedsięwzięcia.  

3. Czy pochodne od wynagrodzeń są kosztem kwalifikowanym, nawet jeśli nie były wydzielone we wniosku?
Istotną będzie wartość przedstawionego wydatku. Rekomendowaliśmy wyodrębnienie tych pozycji, jednak, jeśli nie dokonano takiego podziału, proszę przedstawić dokumenty potwierdzające realizację zaplanowanych pozycji kosztowych.  

4. Czy naliczane będą odsetki w przypadku konieczności zwrotu stypendium?
Tak, Zgodnie z Umową o objęcie wsparciem (stypendia), pkt. 9.  

5. Czy różnice w traktowaniu różnych grantobiorców są uzasadnione?
Nie zidentyfikowaliśmy różnic w traktowaniu beneficjentów. 

6. Czy można zmienić umowę zlecenie na umowę o dzieło w ramach usług artystycznych?
Przypadek jest indywidualny i zależy od złożonego na etapie aplikowania projektu. Umowa o dzieło i umowa zlecenia posiadają, co do zasady, tę samą wartość dowodową, potwierdzającą fakt poniesienia wydatku.  

7. Czy istotną zmianą jest wypłata wynagrodzenia na podstawie faktury zamiast rachunku do umowy zlecenia/dzieła?
Nie jest to istotna zmiana. Ponieważ faktura i rachunek posiadają taką samą wartość dowodową.  

8. Czy w projektach ważniejsza jest kwota netto, czy brutto?
Projekt rozliczany jest wyłącznie w kwotach netto. 

9. Czy w przypadku umów z osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności, rozliczamy kwotę netto czy brutto?
Zawsze netto, bez względu na grupę kosztów. 

10. Czy każda zmiana formy zatrudnienia jest uznawana za “daleko idącą zmianę”?
Każdy przypadek analizowany jest indywidualnie.  


Subkonto i procedury rozliczeń

1. Czy stypendystów także obowiązuje subkonto?
Nie. 

2. Czy istnieje możliwość przesunięcia środków w większej kwocie niż 20% i w jaki sposób to zrobić?
20% ( in -, in+) to górna granica przesunięć między pozycjami i kategoriami kosztorysu. 

3. Czy zaplanowane kwoty wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń na etapie rozliczenia w raporcie będą podlegały podzieleniu jak w kosztorysie przedsięwzięcia, czy będą sumowane?
Sprawozdanie powinno w najwyższym stopniu odzwierciedlać plan, więc jeśli były podzielone w planie, to analogicznie powinno być w sprawozdaniu 

4. Czy zmiana formy rozliczenia z wykonawcą (umowa o dzieło zamiast faktury VAT) jest istotną zmianą?
Przypadek wymagałaby indywidualnej analizy, w kontekście złożonego wniosku.  

5. Czy konieczność posiadania subkonta dotyczy tylko grantobiorców, czy również stypendystów?
Subkonta dotyczą tylko grantobiorców. 

6. Czy zmiana kategorii wydatku (np. szkolenia) zostanie dokonana w formie aneksu do umowy, czy zmiany umowy?
Zmiany dokonywane są w formie aneksów.  

7. Czy zaplanowane kwoty wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń będą sumowane w raporcie, czy trzeba je podzielić?
Sprawozdanie powinno w najwyższym stopniu odzwierciedlać plan, więc jeśli były podzielone w planie, to analogicznie powinno być w sprawozdaniu 

8. Czy zmiany w harmonogramie wymagają aneksowania, jeśli nie mają wpływu na wskaźniki i są przesunięte w ramach określonych terminów?
Jeśli zmiana nie ma znamion istotnej. 

9. Czy beneficjent musi posiadać osobne konto bankowe dla realizacji przedsięwzięcia?
Subkonta dotyczą tylko beneficjentów sklasyfikowanych jako grantobiorcy. 

10. Czy wkład własny trzeba przelać na subkonto?
Subkonta dotyczą tylko beneficjentów sklasyfikowanych jako grantobiorcy.


Dokumentacja i potwierdzenie realizacji działań

1. Jak udokumentować fotograficznie szkolenia online?
Proszę zrobić zrzuty ekranu.  

2. Czy stypendium rozwojowe, prowadzone przez osobę prywatną, można rozliczyć, jeśli nie ma możliwości wystawienia faktury?
Zgodnie z Umową o objęcie wsparciem (stypendia): 

  1. Ewidencja i archiwizacja

6.1. OOW jest zobowiązany do przechowywania wszelkich danych i dokumentów związanych z realizacją Przedsięwzięcia, w szczególności dowodów potwierdzających wykonane działania w ramach Przedsięwzięcia i osiągnięcie Wskaźników Przedsięwzięcia. Obowiązek ten trwa do dnia 31 grudnia 2031 r. 

W kontekście powyższych zapisów, należy zgromadzić takie dokumenty, które pozwolą w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzić fakt realizacji wskaźników w stypendium. Rozliczenie stypendium dokonywane jest na podstawie potwierdzenia osiągnięcia rezultatów, nie zaś na podstawie faktur.  

3. Potwierdzeniem realizacji jednego z moich wskaźników ma być lista obecności, a warsztaty są online. Czy wystarczy mój podpis, czy potrzebny jest też podpis prowadzącego? Czy może być podpis elektroniczny?
Potwierdzeniem udziału w szkoleniu online, może być dokument zgłoszenia na szkolenie. Dokument potwierdzający uzyskanie dostępu do szkolenia lub zaświadczenie udziału, bądź inny “zewnętrzny” dokument potwierdzający udział i zdobyte kompetencje.  

4. Co to znaczy, że dokumenty z realizacji wskaźników mają być obiektywne?
To znaczy, że nie mogą mieć charakteru deklaratywnego, a obiektywny. Na przykład certyfikat, zaświadczenie, dokumentacja zdjęciowa, zrzut ekranu z datą lub inne.  

5. Jak udokumentować, że szkolenie prowadzone przez osobę prywatną, bez możliwości wystawienia faktury, się odbyło?
To znaczy, że nie mogą mieć charakteru deklaratywnego, a obiektywny. Na przykład certyfikat, zaświadczenie, dokumentacja zdjęciowa, zrzut ekranu z datą lub inne. 

6. Jakie dokumenty są wymagane przy sprawozdaniu w zakresie realizacji wskaźników?
Źródło potwierdzające realizacje wskaźników powinno być określone na etapie aplikowania. Przykładowo: raport z dokumentacją zdjęciową, zrzuty ekranu z datą. Zaświadczenia, certyfikaty i inne mające obiektywny charakter potwierdzające realizacje założonego wskaźnika.  

7. Czy webinar będzie dostępny w formie nagrania?
Zgodnie z wcześniejszymi informacjami – nie. 

8. Jakie formuły opisu powinny znaleźć się na fakturach?
Zgodnie z Umową o objęcia wsparciem (granty) 

8.2. Na oryginałach dowodów księgowych, o których mowa w pkt 8.1, OOW jest zobowiązany umieścić w sposób czytelny i trwały informację o współfinansowaniu Przedsięwzięcia ze środków Wsparcia w ramach Inwestycji, o następującym brzmieniu: „Wydatek poniesiony ze środków KPO, Inwestycja A2.5.1, w ramach Umowy numer [oznaczenie numeru Umowy] zawartej z Jednostką Wspierającą – Narodowym Instytutem Muzyki i Tańca.


Organizacja i harmonogram działań

1. Czy będą kwalifikowane wydatki poniesione poza terminem realizacji działania zadeklarowanym w harmonogramie?
W Umowie o objęcie wsparciem (granty), pkt.7 opisano szczegółowo temat kwalifikowalności wydatków. Koszty poniesione poza terminem realizacji działania zadeklarowanym w aktualnym harmonogramie, czyli poniesione poza okresem kwalifikowalności uznaje się za niekwalifikowane. 

2. Czy istnieje możliwość przesunięcia terminu realizacji zadania bez aneksu, np. z września na listopad?
Należy złożyć wniosek o aneks.  

3. Czy można bez aneksowania przesuwać działania w ramach jednego miesiąca, jeśli wskaźniki są dalej realizowane?
Tak.  

4. Czy przesunięcia ponad 20% są możliwe, jeśli nie wpływają na realizację projektu?
Każdy przypadek jest indywidualny i wymaga dodatkowej analizy.  

5. Czy niewykonanie pozycji kosztorysowej poniżej 80% jest problematyczne?
Nie jest problematyczne, po prostu niewydatkowaną część środków należy zwrócić w umownym terminie. 

6. Czy mała zmiana terminu realizacji działania musi być zgłaszana jako zmiana harmonogramu?
Zależy od indywidualnego przypadku.  

7. Czy realizacja działań promocyjnych może być zastąpiona przygotowaniem filmu?
Proszę prowadzić promocję zgodnie z zasadami https://www.kpo.gov.pl/media/111889/OS_strategia_kpo.pdf 

8. Czy stypendyści muszą promować swoje działania, jeśli nie mają podpisanej umowy?
Tak.


Procedury i administracja

1. Czy stypendyści muszą składać kolejny wniosek o wypłatę na kolejne miesiące, jeśli poprzedni wniosek obejmował tylko jeden miesiąc?
Tak. 

2. Proszę o umożliwienie składania dokumentów z podpisem elektronicznym.
Prosimy o indywidualny kontakt w tej sprawie.  

3. Czy można komunikować się przez ePUAP zamiast wysyłki pocztą?
Tak. Podkreślamy, że dokumenty powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.  

4. Czy wnioski o zmiany w projekcie można złożyć przez ePUAP?
Tak.  

5. Czy zamówienia skierowane do firm powinny zawierać znaki graficzne?
Proszę odnieść się do zasad opisanych https://www.kpo.gov.pl/media/111889/OS_strategia_kpo.pdf . Znajdziecie tam Państwo szczegółowe informacje dotyczące zakresu i sposobu promowania projektu dofinansowanego ramach KPO.  

6. Jak sprawdzić, czy moja organizacja jest na białej liście, jeśli nie jesteśmy VAT-owcami?
“Biała lista” dotyczy wyłącznie płatników VAT  .

7. Czy stypendia zostaną wypłacone do końca grudnia?
Tak.  

8. Jak powinien wyglądać opis faktury?
Zgodnie z Umową o objęcie wsparciem (granty)  

Pkt, 8.2. Na oryginałach dowodów księgowych, o których mowa w pkt 8.1, OOW jest zobowiązany umieścić w sposób czytelny i trwały informację o współfinansowaniu Przedsięwzięcia ze środków Wsparcia w ramach Inwestycji, o następującym brzmieniu: „Wydatek poniesiony ze środków KPO, Inwestycja A2.5.1, w ramach Umowy numer [oznaczenie numeru Umowy] zawartej z Jednostką Wspierającą – Narodowym Instytutem Muzyki i Tańca” 

9. Czy webinar będzie dostępny w formie nagrania?
Nie. 

10. Czy opłata za warsztaty, szkolenie w przypadku stypendium, może być poniesiona gotówką?
Tak, może być poniesiona gotówką. Zwracamy jednak uwagę na zapisy pkt. 6 Umowy o objęcie wsparciem.  

11. Czy moduł sprawozdawczy będzie dostępny w formie excelowej?
Moduł sprawozdawczy w formie exel będzie opublikowany na stronie www Instytutu.  

12. Czy sprawozdania pojawią się w grudniu, czy muszą być dostarczane co miesiąc?
Wzór sprawozdania zostanie opublikowany w listopadzie na stronie www. Terminy składania sprawozdań wynikają z zapisów Umowy o objęcie wsparciem.  

13. Czy są wymagane comiesięczne sprawozdania dla stypendiów, czy wystarczy jedno na koniec?
Zgodnie z umową o objęcie wsparciem i indywidualnym postępem realizacji założeń złożonego wniosku.  

14. Proszę o opublikowanie formularzy sprawozdawczych po webinarze.
Zostaną opublikowane na stronie www.nimit.pl 

15. Czy można udostępnić excele, aby można je było uzupełniać na bieżąco, a potem przekopiować do systemu?
Wzory sprawozdań zostaną opublikowane na naszej stronie www.  

16. Czy istnieje możliwość organizacji oddzielnych webinarów dla grantobiorców i stypendystów?
Dziękujmy za słuszną sugestię, natychmiast wprowadzamy ją w życie. Webinar dedykowany stypendystom odbędzie się we wtorek 5 listopada br. o godzinie 11. 

 

Aktualne informacje na temat programu KPO oraz odpowiedzi na Państwa najważniejsze pytania znajdują się tutaj

 

This will close in 20 seconds