1. Brak możliwości zmiany kategorii kosztu (granty)
Pytanie: „Jednym z największych utrudnień w Programie jest brak możliwości zmiany kategorii kosztu na etapie realizacji przedsięwzięcia. Podczas pisania wniosku obowiązkowe było wybranie kategorii z rozwijanej listy, np. „Wynagrodzenia osobowe lub bezosobowe” lub „Usługi artystyczne”. W przypadku wyboru wynagrodzeń, NIMiT odmówił rozliczania tej kategorii na podstawie faktur, np. z JDG. W efekcie oznacza to, że jeśli osoba, która miała realizować daną pozycję, założyła JDG, nie ma już możliwości realizacji tej części zadania. Nie znajdujemy takiego obostrzenia w regulaminie ani nie znamy podstawy prawnej umożliwiającej zmianę sposobu rozliczenia. W związku z powyższym wielu beneficjentów musi całkowicie zrezygnować z realizacji swoich projektów, co potwierdziliśmy. Rozwiązaniem byłaby możliwość edycji wniosków, aneks do umowy zmieniający kategorię kosztu lub aktualizacja regulaminu/deklaracja Jednostki Wspierającej o możliwości różnego sposobu rozliczania poszczególnych kosztów”.
ODP: W komunikacie z 4.10.2024 r. (por. http://nimit.pl/krajowy-plan-odbudowy-kpo/) NIMiT (JW) poinformował OOW o przyjęciu takiej interpretacji umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem, zgodnie z którą przesunięcia pomiędzy kategoriami „Wynagrodzeń lub wynagrodzeń bezosobowych” oraz „Usług artystycznych” nie wymagają aneksowania umowy, pod warunkiem, że te zmiany mieszczą się w założonych ramach 20% przesunięć pomiędzy kategoriami (por. pkt 5 komunikatu).
Niezależnie od powyższego, OOW może zwrócić się do NIMiT o zawarcie aneksu do umowy. NIMiT przeanalizuje każdy taki wniosek złożony przez OOW.
2. Pochodne od wynagrodzeń podczas aplikowania. (granty)
Podczas aplikowania, do wynagrodzeń konieczne było wyliczenie kosztów pochodnych od umów. W praktyce oznaczało to, że do każdego kosztu nie tylko powinniśmy znać konkretnego realizatora, ale także jego sytuację podatkową oraz przewidzieć zmiany w prawie podatkowym na kilka miesięcy do przodu. W większości wniosków krajowych, jak i europejskich, jako kwotę brutto wpisuje się tzw. „brutto brutto” – całkowity koszt pracodawcy, czyli po prostu pełny koszt danej pozycji. W przypadku „KPO dla Kultury” jest jednak inaczej, co rodzi wiele problemów. Rozwiązaniem na tym etapie mogłoby być potraktowanie kosztu brutto jako całkowitego kosztu pracodawcy, wyłącznie w kategorii wynagrodzeń, o ile Wnioskodawca nie uwzględnił kosztów pochodnych od wynagrodzeń.
ODP: JW przyjmuje, że będzie traktował koszty brutto jako całkowity koszt pracodawcy w kategorii Wynagrodzenia, o ile Wnioskodawca nie uwzględnił kosztów pochodnych od wynagrodzeń.
3. Miejsce realizacji projektu. (granty i stypendia)
Częstym problemem wśród OOW jest brak możliwości zmiany miejsca realizacji przedsięwzięcia. Niekiedy, w wyniku sytuacji losowych, taka zmiana jest konieczna. Również w przypadku, gdy grantobiorca nie posiada własnej sali i jest zależny od teatrów, domów kultury czy innych placówek kultury, które mają swój harmonogram. Rozumiemy, że miejsce realizacji podlegało ocenie merytorycznej, jednak czasem pojawiają się obiektywne utrudnienia uniemożliwiające realizację w danym miejscu. Rozwiązaniem mogłaby być możliwość zmiany miejsca za zgodą Jednostki Wspierającej, na podstawie uzasadnienia OOW.
ODP: OOW może zwrócić się do NIMiT o zawarcie aneksu do umowy grantowej. NIMiT przeanalizuje każdy taki wniosek złożony przez OOW.
W przypadku Wnioskodawców objętych wsparciem w formie stypendium istnieje możliwość składania wniosków o aneksowanie harmonogramów Przedsięwzięć stypendialnych. Zmiany mogą zachodzić w zakresie terminu realizacji zaplanowanych zadań i wskaźników tylko pod warunkiem, że są one spowodowane losowymi, obiektywnymi przyczynami zewnętrznymi, które Wnioskodawcy będą w stanie udokumentować. OOW powinien wykazać postępy w realizacji wskaźników przedsięwzięcia w każdym miesiącu realizacji przedsięwzięcia.
4. Sprawozdanie (granty i stypendia).
Ostatecznym terminem na złożenie sprawozdania jest 8 stycznia 2025 r. W przypadku projektów kończących się 31 grudnia 2024 r. oznacza to, że OOW ma nieco ponad tydzień na przygotowanie dokumentów sprawozdawczych. Przypominamy, że niektóre podmioty realizują kilka przedsięwzięć jednocześnie. W związku z tym konieczne jest wydłużenie tego terminu.
ODP: Inwestycja A.2.5.1 finasowania jest z dedykowanej rezerwy celowej państwa w związku z tym obowiązuje zasada roczności budżetu. Ze względu na obowiązujące przepisy w zakresie gospodarowania finansami publicznymi, nie ma możliwości przesunięcia terminu złożenia sprawozdania.
dla grantów:
OOW jest zobowiązany do złożenia sprawozdania z realizacji całości Przedsięwzięcia, które zostało opisane szczegółowo w pkt. 9.2 Umowy grantowej. Sprawozdanie końcowe należy złożyć za pośrednictwem Systemu WITKAC nie później niż 14 dni po zakończeniu realizacji Przedsięwzięcia, przy czym w każdym przypadku nie później niż do dnia 8 stycznia 2025 r. Należy je również doręczyć JW w terminie 21 dni po zakończeniu realizacji Przedsięwzięcia w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem OOW lub osoby upoważnionej do reprezentowania OOW albo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym OOW lub osoby upoważnionej do reprezentowania OOW.
dla stypendystów:
Stypendysta jest zobowiązany złożyć sprawozdanie końcowe z realizacji Przedsięwzięcia w systemie WITKAC w terminie do 31 grudnia 2024 r.. W terminie do dnia 7 stycznia 2025 r. OOW zobowiązany jest doręczyć JW egzemplarz końcowego sprawozdania z realizacji Przedsięwzięcia w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem OOW albo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym OOW Sprawozdanie końcowe powinno zawierać:
- sprawozdanie z rzeczowej realizacji Przedsięwzięcia wraz z materiałami dokumentującymi zrealizowanie Przedsięwzięcia zgodnie z Umową;
- szczegółowe informacje o zrealizowaniu Wskaźników Przedsięwzięcia lub o przyczynach nierealizowania Wskaźników Przedsięwzięcia.
Mając na uwadze powyższy rzeczowy a nie finansowy kształt sprawozdania i fakt comiesięcznego sprawozdawania się stypendystów, sprawozdanie końcowe nie powinno być szczególnie uciążliwe w przygotowaniu.
5. Wydłużenie czasu realizacji projektu.
Zdajemy sobie sprawę, że wydłużenie czasu realizacji projektów na rok 2025 jest na granicy wykonalności. Chcemy jednak zwrócić uwagę, że Jednostka Wspierająca nie zrealizowała pierwotnego założenia przedstawienia wyników w ciągu trzech tygodni, z możliwością wydłużenia tego terminu do 45 dni. Przed upływem pierwotnego terminu zmieniono regulamin, po czym Jednostka Wspierająca ogłosiła sukces. Takie podejście wydaje nam się rażącą nieprawidłowością. Wydłużenie czasu realizacji projektów choćby do końca lutego 2025 roku znacząco wpłynęłoby na jakość realizowanych działań oraz ich prawidłowe rozliczenie.
ODP: Inwestycja A.2.5.1 finasowania jest z dedykowanej rezerwy celowej państwa w związku z tym obowiązuje zasada roczności budżetu. Środki niewykorzystane w 2024 r. muszą zostać zwrócone przez OOW po upływie roku budżetowego. Realizacja przedsięwzięć dwuletnich na obecnym etapie wdrażania inwestycji nie jest możliwa.
6. Ocena wniosków (granty i stypendium)
Ocena wniosków budzi wiele zastrzeżeń. Znamy przypadki, w których ta sama organizacja składająca dwa wnioski była oceniana niekonsekwentnie – w jednym z nich odrzucono wniosek ze względu na niekwalifikowalność podmiotu, podczas gdy drugi, wypełniony w ten sam sposób (pod kątem wymogów formalnych), otrzymał pozytywną ocenę. Ponadto, nie została zastosowana zasada jednomyślności, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jednomyślność to sytuacja, w której wszyscy członkowie organu lub grupy głosujących podejmują decyzję jednogłośnie, bez sprzeciwu. Oznacza to, że wszyscy uczestnicy głosowania wyrażają zgodę na propozycję, co prowadzi do decyzji bez głosów przeciw lub wstrzymujących się.
Podstawą prawną definicji jednomyślności jest np. art. 43 § 1 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który stanowi, że zmiana umowy spółki jawnej wymaga jednomyślnej uchwały wspólników, chyba że umowa stanowi inaczej. W ocenie wniosków zdarzały się sytuacje, w których dwóch oceniających w kryteriach formalnych przyjmowało wniosek, a jeden nie, co skutkowało jego odrzuceniem. Uważamy, że nie jest to zgodne z zasadą jednomyślności.
ODP: Zgodnie z art. 14lzb ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, regulamin wyboru przedsięwzięć do objęcia wsparciem z planu rozwojowego powinien określać, m.in. opis procedury oceny przedsięwzięć.
Zgodnie z pkt 7.5 Regulaminu pierwszego wyboru przedsięwzięć do objęcia wsparciem w ramach Inwestycji A2.5.1. „Uznanie, że Przedsięwzięcie spełnia Kryteria formalne oraz Kryteria horyzontalne wymaga jednomyślności członków składu oceniającego Komitetu Selekcyjnego. Brak jednomyślności w powyższym zakresie równoznaczny jest z uznaniem braku spełnienia przez Przedsięwzięcie, odpowiednio, Kryteriów formalnych lub Kryteriów horyzontalnych.”
Ocena Przedsięwzięć w zakresie spełnienia Kryteriów formalnych oraz Kryteriów horyzontalnych była przeprowadzona w zgodzie z ww. postanowieniem Regulaminu.
7. Wskaźniki. (granty i stypendium)
Regulamin nie określa jasno, jak należy wykazywać wskaźniki z zrealizowanego zadania, a wzór sprawozdania nie jest nam znany. Konieczne byłoby opracowanie przez Jednostkę Wspierającą dokumentu lub załącznika do regulaminu, który precyzowałby te kwestie. Taki dokument pomógłby beneficjentom uniknąć niejasności i zapewniłby spójność w przygotowywaniu sprawozdań.
ODP: Obowiązek sprawozdania końcowego uregulowany jest w pkt 9 wzoru umowy o objęcia przedsięwzięcia wsparcie w formie grantu (pkt 7 w zakresie stypendiów). Postanowienie to wskazuje na obligatoryjne elementy sprawozdania. Sprawozdanie będzie składane za pośrednictwem systemu WITKAC.
Przygotowując kolejny nabór wniosków w ramach Inwestycji A2.5.1, JW rozważy opracowanie wzoru sprawozdania jako załącznika do Regulaminu.
W przypadku stypendiów wskaźniki zostały przez OOW określone we wniosku, także ich liczba i sposób wykazywania. Np. stypendysta wykazywał, że wciągu 3 mcy stypendium wykona 3 szkolenia, a udział w każdym szkoleniu potwierdzony zostanie zaświadczeniem ukończenia/certyfikatem/ etc. Kwestia sprawozdania w stypendiach wygląda następująco: w pierwszym wniosku o płatność po podpisaniu umowy stypendysta deklaruje, że realizował wskaźniki zgodnie z harmonogramem oraz wnosi o płatność na nowy miesiąc. W kolejnych sprawozdaniach analogicznie. W sprawozdaniu końcowym stypendysta opisuje realizację stypendium i załącza dokumenty potwierdzające osiągnięcie wskaźników: certyfikaty, dyplomy, zdjęcia, zaświadczenia.
8. Źródła finansowania wkładu własnego. (granty)
Problemem jest również brak możliwości aktualizacji wniosku w zakresie źródeł finansowania wkładu własnego. W trakcie realizacji projektu mogą pojawiać się dodatkowe, inne źródła finansowania, które mogą wpłynąć na realizację zadania. W związku z tym należałoby umożliwić wprowadzenie zmian do wniosku, aby uwzględnić nowe okoliczności i zapewnić minimalną elastyczność w zarządzaniu projektem.
ODP: Zgodnie z komunikatem z 04.10.2024 r. (por. http://nimit.pl/krajowy-plan-odbudowy-kpo/) zmiany źródła (pochodzenia) wkładu własnego OOW nie są uznawane przez NIMiT za istotną zmianę przedsięwzięcia i nie wymagają zawarcia aneksu do umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem. Podobnie, nie jest uznawane przez NIMiT za istotną zmianę przedsięwzięcia zwiększenie wysokości wkładu własnego w porównaniu do wysokości zadeklarowanej we Wniosku. W żadnym wypadku nie jest dopuszczalne finansowanie wkładu własnego OOW z jakichkolwiek unijnych programów, instrumentów lub funduszy w ramach budżetu Unii Europejskiej.
9. Utrudniony kontakt z Jednostką Wspierającą. (granty i stypendia)
Musimy także zwrócić uwagę na utrudniony kontakt z Jednostką Wspierającą. Od dłuższego czasu nie otrzymujemy odpowiedzi na wiadomości e-mail, a dodzwonienie się na infolinię jest niemal niemożliwe.
ODP: JW, w ramach posiadanych zasobów kadrowych, dokłada wszelkich wysiłków w celu sprawnego obsłużenia komunikacji z Wnioskodawcami i OOW.
10. Zabezpieczenia wekslowe. (granty i stypendia)
Zabezpieczenia wekslowe oraz sposób komunikacji, według opinii wielu OOW, wywołały efekt zastraszania, zamiast wsparcia. Jako osoby działające w kulturze, oczekujemy dialogu i współpracy.
ODP: Postanowienia wzoru umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem dotyczące zabezpieczenia w postaci weksla były znane OOW przed złożeniem wniosku. Wzór umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem stanowił załącznik do Regulaminu. OOW, składając Wniosek, zaakceptował treść Regulaminu. Zgodnie z art. 14lzh ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju umowa o objęcie przedsięwzięcia wsparciem powinna określać, m.in. formy zabezpieczeń należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy.
Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań umownych w postaci weksla było i jest stosowane również w innych programach wsparcia i nie powinno budzić zaskoczenia po stronie beneficjentów.
JW dołoży należytej staranności w zakresie przechowywania weksli w miejscu i w sposób, aby weksel nie został wykorzystany przez osobę do tego niepowołaną.
11. Dostarczanie dokumentów drogą papierową.(granty i stypendia)
W ramach dostarczanych dokumentów jesteśmy zobowiązani do przygotowania szeregu drukowanych załączników, które wcześniej zostały przekazane elektronicznie. Uważamy, że jest to nieekologiczne i niezgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju, zwłaszcza że niektóre elementy w załącznikach się powielają. W naszej opinii jest to również niezgodne z filozofią Krajowego Planu Odbudowy.
ODP: Obowiązki OOW związane z zawarciem umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem wynikają z postanowień Regulaminu. Składając Wniosek, OOW zaakceptował Regulamin. Przygotowując drugi nabór w ramach Inwestycji A2.5.1, JW rozważy postulat ograniczenia załączników do umowy.
12. Potencjalne zwroty dotacji (granty i stypendia)
Nie rozumiemy, na jakiej podstawie prawnej w przypadku błędnego rozliczenia części kosztów wymagany jest zwrot całej dotacji, a nie jedynie błędnie rozliczonej lub niekwalifikowanej kwoty, zwłaszcza przy założeniu, że wszystkie wskaźniki zostały zrealizowane. Prosimy o ustosunkowanie się do tej kwestii.
ODP: W przypadku zrealizowania Przedsięwzięcia zgodnie z umową (w tym zrealizowania wszystkich wskaźników) nie ma podstaw do żądania zwrotu wsparcia. W przypadku stypendiów OOW nie rozlicza wydatków kwalifikowalnych. Z kolei, wzór umowy o objęcie przedsięwzięcia wsparciem w formie grantów nie zawiera zasady, zgodnie z którym „w przypadku błędnego rozliczenia części kosztów wymagany jest zwrot całej dotacji”.
Zwrot wsparcia uregulowany jest w szczególności w pkt 12 umowy bezzwrotnym w formie grantu (pkt 9 umowie dot. wsparcia w formie stypendium). Zgodnie z tym postanowieniem, w przypadku gdy udzielone Wsparcie zostało:
- wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem;
- wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy jego wykorzystaniu, w tym z naruszeniem postanowień Umowy;
- pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości;
podlega ono zwrotowi wraz z odsetkami. W przypadku stwierdzenia okoliczności, o których mowa powyżej, JW wzywa niezwłocznie OOW do zwrotu kwoty Wsparcia podlegającej zwrotowi. W wezwaniu JW wskazuje m.in. kwotę podlegającą zwrotowi.
Dodatkowo, w przypadkach rozwiązania umowy zgodnie z pkt 16.1 lub 16.2, OOW zobowiązany jest do zwrotu przekazanego dotychczas wsparcia wraz z odsetkami (odpowiednio pkt 13.1 oraz 13.2 umowy dot. wsparcia w formie stypendium).
13. Zgłaszanie rachunku do Urzędu Skarbowego / „Biała lista”
W związku z rozpoczętym procesem podpisywania umów i wypłaty środków, uprzejmie przypominamy, iż w związku z regulacjami prawnymi dotyczącymi obowiązku otworzenia subkont bankowych, dedykowanych poszczególnym projektom realizowanym z udziałem środków z KPO, każdy beneficjent prowadzący działalność gospodarczą, którego status na dzień przekazywania płatności jest podatnik VAT „CZYNNY”, winien zgłosić rachunek do urzędu skarbowego, w celu m.in. ujawnienia numeru konta bankowego, na który przekazywane będą środki, w tzw. „białej liście”.
14. Zmiany w harmonogramie stypendiów
Z uwagi na opóźnienie rozstrzygnięcia konkursu przez NIMiT zwracamy uwagę na konieczność aktualizacji harmonogramów i treści wniosków o stypendia. Środki KPO miały na celu wsparcie twórców i twórczyń, od których nie można oczekiwać wydatkowania własnych środków przed ogłoszeniem wyników naboru i zrealizowaniem płatności stypendium na ich konto.
ODP: W przypadku Wnioskodawców objętych wsparciem w formie stypendium istnieje możliwość składania wniosków o aneksowanie harmonogramów Przedsięwzięć stypendialnych. Zmiany mogą zachodzić w zakresie terminu realizacji zaplanowanych zadań i wskaźników tylko pod warunkiem, że są one spowodowane losowymi, obiektywnymi przyczynami zewnętrznymi, które Wnioskodawcy będą w stanie udokumentować. OOW powinien wykazać postępy w realizacji wskaźników przedsięwzięcia w każdym miesiącu realizacji przedsięwzięcia.