Krajowy Plan Odbudowy – komunikat dotyczący możliwości przedłużenia projektów, zasad składania sprawozdań oraz organizacji drugiego naboru wniosków

I. STYPENDIA

A. Proces aneksowania umów w ramach stypendiów KPO

Aneksowanie umożliwia wprowadzenie zmian w harmonogramie realizacji przedsięwzięcia, dostosowując je do nowych okoliczności, takich jak wydłużenie terminu czy inne zmiany merytoryczne. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje dotyczące tego procesu.

Jak przebiega proces aneksowania?

1. Cel aneksowania:

• przedłużenie terminu realizacji przedsięwzięcia do 30 czerwca 2025 r.,
• wprowadzenie zmian w harmonogramie, miejscu realizacji wskaźników lub zmian merytorycznych, które nie wpływają istotnie na wskaźniki.

2. Termin składania wniosków:

• wniosek o aneks o przedłużenie terminu realizacji Przedsięwzięcia do 30 czerwca 2025 r. należy złożyć do 31 stycznia 2025 r.

3. Gdzie przesłać wniosek?

• Mailowo: na adres aneks.stypendium@nimit.pl oraz osobiście lub pocztą: do siedziby Narodowego Instytutu Muzyki i Tańca: ul. Tamka 3, 00-349 Warszawa.

4. Wymagane dokumenty:

• pismo z prośbą o aneks, adresowane do p.o. Dyrektora Lecha Dzierżanowskiego, zawierające uzasadnienie oraz oświadczenie, że zmiana nie będzie wpływać na jakość Przedsięwzięcia,
• zaktualizowany harmonogram w formie tabeli (dokument w PDF, parafowany).

5. Zakres możliwych zmian:

• zmiana terminu realizacji wskaźników (maksymalnie do 30 czerwca 2025 r.),
• zmiana miejsca realizacji wskaźnika,
• zmiana merytoryczna (np. mentor, kurs), która nie wpływa na jakość przedsięwzięcia.

6. Przykłady akceptowanych zmian:

• przedłużenie ciągłe, np. z 6 miesięcy do 12 miesięcy w okresie 1.07.2024–30.06.2025,
• realizacja w odstępach czasowych, np. 1.07.2024–30.09.2024 oraz 1.02.2025–31.04.2025,
• korekta błędnego harmonogramu z Wniosku o Wsparcie.

7. Sytuacje niewymagające aneksu:

• zmiany w harmonogramie niezwiązane bezpośrednio z realizacją wskaźników (np. zmiana terminu zakupu sprzętu) należy zgłosić mailowo i opisać w sprawozdaniu końcowym.

8. Decyzja i realizacja aneksu:

• po rozpatrzeniu wniosku specjalista NIMiT przekazuje decyzję mailową,
• w przypadku pozytywnej decyzji aneks należy podpisać w 2 egzemplarzach i odesłać pocztą na adres NIMiT.

B. Podsumowanie zasad składania sprawozdań KPO

Proces składania sprawozdań dla stypendystów programu KPO jest kluczowym elementem rozliczenia przyznanego wsparcia i realizacji Przedsięwzięć. Stypendyści, którzy zakończyli swoje działania w 2024 roku, mają czas na złożenie sprawozdania do końca stycznia 2025 roku, podczas gdy osoby kontynuujące działania w 2025 roku, zgodnie z zaakceptowanym aneksem, muszą rozliczyć swoje Przedsięwzięcia w terminie 30 dni od ich zakończenia.

Sprawozdanie składa się w systemie WITKAC, gdzie beneficjenci muszą dokładnie opisać realizację swoich działań, harmonogram oraz osiągnięte wskaźniki. Dopiero po akceptacji elektronicznej wersji sprawozdania przez specjalistów ds. obsługi wniosków KPO, konieczne jest dostarczenie wersji papierowej z podpisami oraz wymaganymi załącznikami.

Załączniki powinny być dokładnie opisane i dostarczone w formie kserokopii lub skanów zapisanych na nośniku zewnętrznym. Ważne jest, by dokumenty były spójne z Wnioskiem o Wsparcie oraz ewentualnymi zmianami zatwierdzonymi w aneksie.

Zasady składania sprawozdań – kluczowe informacje

1. Terminy składania sprawozdań:

• do 31 stycznia 2025 r. – osoby, które zakończyły realizację Przedsięwzięć w 2024 roku,
• do 30 dni kalendarzowych po zakończeniu stypendium – osoby realizujące działania w 2025 roku na podstawie zaakceptowanego aneksu.

2. Etapy składania sprawozdań:

• wypełnienie i złożenie sprawozdania w systemie WITKAC,
• po akceptacji – dostarczenie podpisanej wersji papierowej wraz z załącznikami.

3. Wymagania dotyczące załączników:

• dokumenty powinny być w formie kserokopii lub skanów (na nośniku zewnętrznym),
• maksymalny rozmiar pliku to 10 MB; większe pliki należy udostępnić poprzez aktywny link,
• załączniki muszą potwierdzać realizację wskaźników zgodnie z opisanym sposobem ich weryfikacji.

4. Elementy sprawozdania:

• opis działań (do 10 000 znaków),
• potwierdzenie realizacji harmonogramu,
• szczegółowe informacje o osiągniętych wskaźnikach i ich dokumentacji,
• działania promujące realizację Przedsięwzięcia (opcjonalnie z załącznikami).

5. Kryteria horyzontalne:

• wszystkie kryteria muszą zostać spełnione; niespełnienie choćby jednego skutkuje odrzuceniem sprawozdania.

6. Zasady weryfikacji:

• zmiany w realizacji wskaźników wymagają wcześniejszego aneksowania,
• wszystkie dane muszą być spójne z Wnioskiem o Wsparcie oraz ewentualnymi zmianami zatwierdzonymi w trakcie realizacji.

Prosimy o dokładne przestrzeganie powyższych zasad, aby uniknąć opóźnień lub odrzucenia sprawozdań. Szczegółowe informacje można znaleźć w systemie WITKAC oraz w instrukcji sprawozdawczej.

C. Informacja dotycząca opóźnień w realizacji umów stypendialnych

Informujemy, że w związku z opóźnieniami w podpisywaniu umów oraz przekazywaniu środków (całości stypendiów lub ich ostatnich transz), podjęliśmy działania naprawcze, które pozwolą nadrobić zaległości w lutym 2025 roku. Proces uruchamiania dodatkowych środków z rezerwy finansowej na rok 2025 został już rozpoczęty, a jego zakończenie planujemy na najbliższe tygodnie.

W związku z zaistniałą sytuacją podjęliśmy decyzję o wydłużeniu terminów składania sprawozdań:

• dla osób, które zakończyły realizację Przedsięwzięć w 2024 roku, termin złożenia sprawozdania w systemie WITKAC został przedłużony do 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania środków na konto,
• dla osób realizujących działania w 2025 roku, które rozpoczęły realizację w 2024 roku na podstawie zaakceptowanego aneksu, termin złożenia sprawozdania w systemie WITKAC wynosi 30 dni od zakończenia działań.

Dopiero po ostatecznym zaakceptowaniu elektronicznego sprawozdania przez specjalistów ds. obsługi wniosków KPO należy dostarczyć podpisaną wersję papierową wraz z załącznikami. Przypominamy, że komplet dokumentów powinien zawierać jeden egzemplarz podpisanego i parafowanego wydruku oraz kserokopie lub skany załączników.

Dziękujemy za Państwa cierpliwość i zrozumienie. Dokładamy wszelkich starań, aby wszystkie działania przebiegły sprawnie.

II. GRANTY

1. Termin składania sprawozdań został wydłużony do 31 stycznia 2025 r.

2. W przypadku grantów przyznanych po drugiej ocenie (odwoławczej) projekty realizowane w 2025 roku będą wymagały podpisania umów w 2025 roku oraz dostosowania harmonogramu poprzez aneks. Środki na te projekty będą pochodziły z budżetu na 2025 rok.

IV. Informacja o drugim naborze w ramach KPO

Dokładna data rozpoczęcia naboru oraz szczegółowe informacje dotyczące zasad i wymagań zostaną podane w odrębnym komunikacie.

Prosimy o regularne śledzenie naszej strony internetowej oraz systemu WITKAC, gdzie na bieżąco będą publikowane aktualizacje i szczegółowe informacje.

V. Uruchomienie infolinii

Pragniemy poinformować, że infolinia dotycząca programu KPO zostanie uruchomiona wkrótce. Robimy wszystko, aby jej funkcjonowanie rozpoczęło się w możliwie najkrótszym czasie.

Szczegółowe informacje, w tym godziny działania i numer kontaktowy, przekażemy w odrębnym komunikacie.

Dziękujemy za Państwa zaangażowanie i współpracę w realizacji działań w ramach programu KPO.

Zachęcamy do regularnego odwiedzania naszej strony internetowej oraz systemu WITKAC, gdzie publikujemy najnowsze aktualizacje i wytyczne.