Informujemy, że zgodnie z zapisami umowy pkt.8.2 OOW, ma obowiązek umieścić w sposób czytelny i trwały informację o współfinansowaniu Przedsięwzięcia ze środków Wsparcia w ramach Inwestycji, o następującym brzmieniu: „Wydatek poniesiony ze środków KPO, Inwestycja A2.5.1, w ramach Umowy numer [oznaczenie numeru Umowy] zawartej z Jednostką Wspierającą – Narodowym Instytutem Muzyki i Tańca”.
Jednak, zalecamy, dla zachowania właściwej ścieżki audytu i ułatwienia weryfikacji poniesionych wydatków, opisanie dowodów księgowych przedstawionych do rozliczenia, w sposób następujący.
Na odwrocie pieczęć Wnioskodawcy oraz sporządzony w sposób trwały opis zawierający:
– informację, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta (np. „płatne ze środków finansowych KPO”, „płatne z wkładu własnego”, „finansowane z przychodów”),
– wysokość pokrytej kwoty,
– numer umowy / dokumentu finansowego, której dotyczy wydatek,
– informację o przeznaczeniu zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.
Opis faktury powinien być podpisany przez pracownika merytorycznego i zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań finansowych.
Oryginały faktur/umów/rachunków należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzonych czynności kontrolnych.
Nie traktujemy tych zapisów jako obligatoryjnych, natomiast zawracamy uwagę, że opisanie ich w takich sposób, znaczenie ułatwi i skróci ewentualne czynności kontrole, które mogą być przeprowadzone przez uprawnione podmioty , w ramach sprawdzenia poprawności zrealizowania przez OOW Przedsięwzięcia.